江苏省山东商会第一届一次会员代表大会审议通过

根据江苏省山东商会章程中关于“实行民主自律、民主选举、民主管理、民主决策、民主监督，以公开、公平、公正的原则处理内部事务”的规定，为增强商会运行的计划性、预见性、使之有条不紊、紧张有序地开展工作，特制定以下会议制度。

 一、 会议种类
    （一） 会长会议
    1.会长会务会议：每季度召开一次，特殊情况可提前召开或采用通讯形式召开。会议由总会长主持召开。参加会议的人员为常务会长、会长、常务副会长；监事会据情列席会议。会议内容主要是研究商会运行过程中的重大事项。每次应有一、二个重要议题，有议有决，落实执行部门，提出具体要求。
    会长会务会议须有2／3应到会单位人员与会方能召开；其决议必须经到会人员2／3以上表决通过，方能生效。
    2.会长办公会议：每二个月召开一次会长办公会议，特殊情况可提前召开，一般性具体事项可采取通讯形式召开。会议由总会长主持召开，参加办公会议的人员为常务会长、会长；特别事项，相关常务副会长参加。监事会据情列席会议。会议内容主要是研究解决商会及商会秘书处运行过程中的重大事项；决定秘书处主要人事任免、调配；决定秘书处人员奖惩；审定重大经济服务专项方案；研究提请会长会议、常务理事会议、理事会议、会员大会的各种方案；接受监事会对违纪问题的处理意见并接受其监督，并组织理事会或常务理事会执行；研究决定以各种方式表达的自动退会、辞职（含免职）；批准公示方式、范围。
    会长办公会议须有2／3应到会单位人员与会方能召开，其决议必须经到会人员2／3以上表决通过，方能生效。
    （二） 理事会
    1.常务理事会议：每半年召开一次，特殊情况可提前召开或采用通讯形式召开。
会议由总会长主持召开，常务理事参加；监事会据情出席。会议的主要任务是代表理事会行使商会日常工作职能；审议会长会议、会长办公会议决议；接受监事会对违纪问题的处理意见，接受其监督；决定非换届期间有关人事变动、调整或聘任等。常务理事会须有2／3以上常务理事到会方能召开，其决议须经到会常务理事2／3以上表决通过方能生效。
    2.理事会议：会议由总会长主持召开，理事参加。每年召开一次，特殊情况下可提前召开或采用通讯形式召开。会议主要内容是检查全年工作落实情况，审定中长期规划和年度工作计划，筹备召开换届或年度会员（代表）大会等其它重大事项；决定换届时的人事工作等章程赋予的任务。理事会须经2／3以上理事出席方能召开，决议须经到会理事2／3以上表决通过，方能生效。
    （三） 监事会
     每半年召开一次，正常情况下也可在参加常务理事会、理事会期间组织监事会议；特殊情况可随时召开监事专题会议。
     会议由监事会主席主持召开，监事会副主席、监事参加。会议的主要任务是：除章程规定的换届选举等任务外；主要是关系到商会运行中的有关事项，即：研究总结监事会的阶段性或季度性工作；研究监事会重要报告、文件；监督商会、商会领导、秘书处工作人员履行职责情况；监督会长会议、理事会议、会员（代表）大会决议、方案、计划等落实情况；对商会成员、秘书处工作人员违纪问题进行督察；对损害本商会声誉的行为进行督察；对商会的财务状况组织审计，进行督察。对本商会违规、违纪、违法行为提出处理（含诉讼）意见，据情分别提交会长办公会议、会长会务会议、常务理事会或理事会处理并监督其执行。
    （四） 会员（代表）大会
    1.会员（代表）大会：每年召开一次，由总会长主持召开。主要内容审议批准总会长年度工作报告，年度财务执行和预算情况报告，监事会工作报告，重大事项变更等，并对商会运行提出意见和建议。大会须有2／3以上会员代表参加方为有效会议，其决议须经到会成员2／3以上表决通过，方能生效。
    （五） 秘书处会议
    秘书处是商会的常设办事机构。为更好的发挥其参谋部、智囊团的作用，特制定以下会议制度。
    1. 部门工作例会：每周召开一次，由部门负责人主持召开。内容是通报讲评工作。
    2.秘书处处务会：每月召开一次，由秘书长主持召开。主要内容是总结布置工作。
    3.秘书处办公会：每月召开一次，由秘书长主持召开，其内容、程序、方法见“秘书处办公会议事规则”。
    4.每半年召开一次工作小结会，每年召开一次总结会，由秘书长主持召开。主要内容是总结布置工作，为召开常务理事会、理事会、会员（代表）大会做好准备。
    （六） 非例行会议
    如各类专题会、专业会、商会决定召开的临时性会议。

 二、会议管理的内容
    （一） 会议议题的收集、汇总和报审
    各项会议议题的收集，原则上由行政办收集、汇总和报审，经由秘书处秘书长审核通过，并报总会长批示；按批示意见召开各类会议（秘书处会议除外）。会议纪要呈报给会长，使任何议题明朗化、民主化、公开化；
    （二） 下发会议通知
    会议通知的下发均由行政办公室执行，无论书面或口头通知，均须有书面或口头回执与回应，以避免出现通知的真空；
    （三） 会议的组织和安排
    根据各类会议的不同规模、不同规格、不同议题，确定承办部门。凡重大会议，均由秘书处统一组织、协调、保障；
    （四） 会议纪要、会议记录管理办法
    会议纪要的管理由专人负责记录、传阅、保管、存档。须呈报给会长的会议纪要，由行政办负责传送报审，并适时传达审批意见；
    （五） 会议决定事项的督办和意见反馈
    各项会议决定事项的督办，由秘书处秘书长负责。各专职部门在秘书长的协调下，执行与组织实施，并在规定时间内将执行与组织实施的意见反馈给秘书长及被执行部门或会长、会员企业。

 三、会议管理职责分工
    （一） 行政办是商会会议的综合管理保障部门，商会的各专业会议由对口部门组织承办；
    （二）会长会议、理事会议、会员大会由秘书处统一组织承办；
    （三）临时性各类专题会，由行政办牵头，各专职部门协助承办；
    （四）要做好会议记录，并经有关领导审核后按规定范围下发、传阅、呈报；
    （五）会议议题的督办
      秘书处办公室和各职能部门要对口检查落实情况，秘书长要及时汇总呈报给总会长、会长；并向会长会议做出报告。